Fenrir Jiu-Jitsu – användarvillkor och integritetspolicy

Version 1.1 – 6 augusti 2026

Detta dokument innehåller användarvillkor, integritetspolicy och information om frivilliga samtycken för Fenrir Jiu-Jitsu AB webbplats, medlemsverksamhet och digitala tjänster, inklusive Fenrir-appen.

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är:

Fenrir Jiu-Jitsu AB
Organisationsnummer: 559535-1015
Furubacksvägen 10
139 33 Värmdö

Frågor om personuppgifter, rättigheter eller återkallande av samtycke kan skickas till Fenrir via kontaktuppgifterna på vår webbplats eller per post till adressen ovan.

2. Användarvillkor

Genom att ansöka om medlemskap, registrera ett användarkonto eller delta i en prova-på-aktivitet accepterar du Fenrir Jiu-Jitsus användarvillkor.

Du ansvarar för att de uppgifter du lämnar är korrekta och aktuella. Inloggningsuppgifter är personliga och får inte delas med obehöriga.

Fenrir får uppdatera villkoren när verksamheten, appen eller tillämpliga regler förändras. Vid en större förändring kan du behöva godkänna en ny version innan du fortsätter använda appen eller andra digitala tjänster.

3. Vilka personuppgifter vi behandlar

Beroende på ditt medlemskap och vilka tjänster du använder kan Fenrir behandla följande uppgifter:

Namn och kontaktuppgifter.
Person- och medlemsuppgifter.
Kundnummer och betalarnummer.
Medlemskap, medlemsgrupp och medlemsstatus.
Uppgifter om avgifter, betalningar, autogiro och fakturering.
Närvaro, passbokningar och incheckningar.
Bältesgrad, graderingsstreck och träningsrelaterade anteckningar.
Familjekopplingar och uppgifter om vårdnadshavare.
Användarkonto, behörighetsnivå och tekniska sessionsuppgifter.
Frivilliga foto- och filmsamtycken.
Begränsad teknisk driftstatistik från Fenrir-appen.

Vi behandlar inte fler uppgifter än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.

4. Varifrån uppgifterna kommer

Personuppgifter kan lämnas direkt av medlemmen eller av medlemmens vårdnadshavare.

Uppgifter kan även hämtas från de administrativa tjänster som Fenrir använder, exempelvis Fortnox och underlag för autogiro och betalningar, när detta behövs för medlems- och betalningsadministrationen.

5. Varför vi behandlar personuppgifter

Fenrir behandlar personuppgifter för att:

Administrera medlemskap och användarkonton.
Hantera medlemsavgifter, fakturering, bokföring och autogiro.
Administrera passbokningar, incheckning och närvaro.
Hantera familjekopplingar och vårdnadshavare.
Dokumentera bältesgrader och träningsutveckling.
Kommunicera viktig information om verksamheten.
Upprätthålla säkerhet och korrekta behörigheter i appen.
Felsöka, underhålla och förbättra Fenrir-appen.
Uppfylla rättsliga skyldigheter.
Publicera bilder och filmer när ett giltigt och frivilligt samtycke finns.

6. Rättsliga grunder

Fenrir använder olika rättsliga grunder beroende på ändamålet.

Avtal

Uppgifter som behövs för att administrera medlemskap, användarkonto, bokningar, avgifter och andra delar av medlemstjänsten behandlas för att fullgöra medlemsavtalet eller vidta åtgärder inför ett medlemskap.

Rättslig förpliktelse

Vissa ekonomiska uppgifter och underlag behandlas och sparas för att Fenrir ska kunna uppfylla skyldigheter enligt bland annat bokförings- och skattelagstiftning.

Berättigat intresse

Fenrir kan behandla begränsade uppgifter när det är nödvändigt för ett berättigat intresse, exempelvis för:

Trygg och effektiv administration av träningsverksamheten.
Kommunikation med medlemmar.
IT- och kontosäkerhet.
Felsökning och teknisk drift.
Begränsad och sammanräknad användningsstatistik.
Visning av aktuell passnärvaro enligt avsnitt 9.

Fenrir gör en intresseavvägning och tar särskild hänsyn när behandlingen rör barn.

Samtycke

Foto och film för publicering på webbplats, sociala medier eller i marknadsföring behandlas med stöd av ett separat och frivilligt samtycke när samtycke används som rättslig grund.

7. Barn och vårdnadshavare

Barns personuppgifter kräver ett särskilt skydd. För minderåriga ska en vårdnadshavare lämna de uppgifter och godkännanden som krävs för medlemskapet när barnet inte själv kan göra detta.

Information som riktar sig till barn ska vara tydlig och anpassad efter barnets ålder och mognad.

Samtycke till fotografering, filmning och publicering hanteras separat från medlemskapet. Barnets egen inställning ska också respekteras med hänsyn till barnets ålder och mognad.

8. Foto och film

Fotografering och filmning kan förekomma under träningar, tävlingar och andra evenemang.

Material som identifierar en person publiceras på Fenrirs webbplats, sociala medier eller i marknadsföring endast när Fenrir har en giltig rättslig grund. När behandlingen grundas på samtycke är samtycket frivilligt.

Det är möjligt att vara medlem och delta i verksamheten utan att samtycka till fotografering, filmning eller publicering.

Ett samtycke kan när som helst återkallas genom att kontakta Fenrir. Ett återkallande påverkar inte sådan behandling som redan har skett innan samtycket återkallades. Fenrir upphör därefter med framtida användning och tar, när det är möjligt och skäligt, bort material från kanaler som Fenrir kontrollerar.

9. Närvaro i Fenrir-appen

För att underlätta trygghet, gemenskap och praktisk planering under ett pågående träningspass kan Fenrir visa antalet incheckade deltagare.

För vuxenpass kan förnamn på incheckade deltagare visas för andra inloggade och aktiva medlemmar under det aktuella passet.

Kontaktuppgifter, profilbilder och fullständig närvarohistorik visas inte i denna funktion.

För barnpass visas barns namn endast för behöriga tränare och barnets godkända vårdnadshavare.

Behandlingen sker med stöd av Fenrirs berättigade intresse av att administrera en trygg och fungerande träningsverksamhet. En medlem kan invända mot att namnet visas genom att kontakta Fenrir. Fenrir bedömer då invändningen enligt GDPR.

10. Passbokningar och deltagarlistor

Medlemmar kan boka och avboka sina egna platser samt, när en godkänd familjekoppling finns, hantera bokningar för kopplade barn.

Behöriga tränare och administratörer kan se vilka deltagare som har bokat ett visst pass när det behövs för planering, säkerhet, närvarohantering och genomförande av träningen.

Vanliga medlemmar har inte tillgång till tränarnas deltagarlistor.

11. Driftstatistik i Fenrir-appen

Fenrir behandlar begränsad teknisk användningsinformation för att kontrollera att appen fungerar, bedöma användningen och förbättra appens prestanda, säkerhet och stabilitet.

Följande uppgifter kan registreras:

Ett pseudonymiserat konto-ID.
Tidpunkt för senaste aktivitet.
Typ av plattform, exempelvis Android.
Installerad appversion.

Fenrir registrerar inte vilka sidor eller funktioner en medlem använder. Driftstatistiken innehåller inte namn, telefonnummer, e-postadress, position eller IP-adress.

En aktivitetssignal skickas högst en gång var femte minut medan appen används.

Behöriga administratörer kan endast se sammanräknad statistik, exempelvis hur många konton som varit aktiva under de senaste 15 minuterna, 24 timmarna, 7 dagarna och 30 dagarna. Administratörer kan inte se vilka enskilda medlemmar som varit aktiva.

Syftet är att:

Säkerställa att appen fungerar.
Upptäcka tekniska problem.
Kontrollera spridningen av appuppdateringar.
Planera framtida förbättringar.

Behandlingen sker med stöd av Fenrirs berättigade intresse av att tillhandahålla och utveckla en säker och fungerande digital medlemstjänst.

Uppgifterna sparas i högst 90 dagar och raderas därefter automatiskt.

12. Notiser och kommunikation

Fenrir kan skicka verksamhetsrelaterade meddelanden och pushnotiser om exempelvis pass, bokningar, medlemskap, viktiga driftmeddelanden och annan relevant klubbinformation.

Notiser ska begränsas till information som har samband med medlemskapet eller Fenrirs verksamhet.

En medlem kan stänga av pushnotiser i telefonens inställningar. Viss viktig information kan fortfarande skickas genom andra tillgängliga kontaktvägar när det är nödvändigt för medlemskapet eller verksamheten.

13. Mottagare och tjänsteleverantörer

Personuppgifter är endast tillgängliga för personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter och som har rätt behörighetsnivå.

Fenrir kan använda externa leverantörer för bland annat:

Ekonomi, fakturering och bokföring.
Autogiro och betalningar.
Lagring och administration.
Drift av appen.
Pushnotiser och tekniska tjänster.

Det kan exempelvis omfatta Fortnox, bank- och betaltjänster samt tjänster från Google och Firebase.

Leverantörer som behandlar uppgifter för Fenrirs räkning ska omfattas av lämpliga avtal och får endast behandla uppgifterna enligt Fenrirs instruktioner och tillämplig lag.

Personuppgifter säljs inte till tredje part.

14. Överföring utanför EU och EES

Vissa tekniska leverantörer kan behandla uppgifter i eller göra dem tillgängliga från länder utanför EU och EES.

När en sådan överföring förekommer ska Fenrir säkerställa att det finns en giltig överföringsmekanism och lämpliga skyddsåtgärder, exempelvis beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

15. Lagring och gallring

Personuppgifter sparas inte längre än vad som behövs för det ändamål de samlades in för.

Aktuella medlemsuppgifter sparas normalt under medlemskapet.
Uppgifter kan därefter sparas när det behövs för att hantera krav, rättigheter eller rättsliga skyldigheter.
Ekonomiska underlag sparas så länge tillämplig bokförings- och skattelagstiftning kräver.
Uppgifter om återkallade samtycken kan sparas för att Fenrir ska kunna visa att återkallandet har hanterats.
Teknisk driftstatistik sparas i högst 90 dagar.
Uppgifter som inte längre behövs ska raderas eller anonymiseras.

16. Säkerhet

Fenrir använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förändring, förlust och spridning.

Åtkomsten i Fenrir-systemet styrs genom personliga användarkonton och behörighetsnivåer. Endast behöriga personer får tillgång till administrativa funktioner och känsligare medlemsuppgifter.

17. Dina rättigheter

Du har, när förutsättningarna enligt GDPR är uppfyllda, rätt att:

Få information om hur dina personuppgifter behandlas.
Begära tillgång till dina personuppgifter.
Begära att felaktiga uppgifter rättas.
Begära radering.
Begära begränsning av behandlingen.
Invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
Begära dataportabilitet när behandlingen grundas på avtal eller samtycke och sker automatiserat.
När som helst återkalla ett samtycke.

Vissa rättigheter kan vara begränsade när Fenrir måste behålla uppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet eller försvara ett rättsligt anspråk.

En begäran skickas till Fenrir via kontaktuppgifterna på webbplatsen eller till postadressen i avsnitt 1. Fenrir kan behöva kontrollera identiteten på den som lämnar begäran.

18. Klagomål

Om du anser att Fenrir behandlar dina personuppgifter felaktigt får du lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Mer information finns på:

https://www.imy.se

Du är också välkommen att först kontakta Fenrir så att vi får möjlighet att undersöka och rätta eventuella problem.

19. Automatiserade beslut

Fenrir fattar inte beslut som har rättsliga eller liknande betydande konsekvenser för en medlem enbart genom automatiserad behandling eller profilering.

20. Registrering av godkännanden

Fenrir-systemet kan registrera:

Vilken version av användarvillkoren medlemmen accepterat.
Att medlemmen har tagit del av integritetspolicyn.
Eventuellt separat foto- och filmsamtycke.
Datum och tid för registreringen.
Vem som lämnat ett godkännande för ett barn.

21. Kryssrutor

Obligatoriska bekräftelser

□ Jag accepterar Fenrir Jiu-Jitsus användarvillkor.

□ Jag bekräftar att jag har tagit del av Fenrir Jiu-Jitsus integritetspolicy.

Frivilligt foto- och filmsamtycke

□ Jag samtycker till att Fenrir får fotografera och filma mig samt publicera materialet på Fenrirs webbplats, sociala medier och i marknadsföring.

Detta samtycke är frivilligt och påverkar inte mitt medlemskap. Jag kan när som helst återkalla samtycket genom att kontakta Fenrir.

För barn

□ Jag är vårdnadshavare och accepterar användarvillkoren för mitt barn samt bekräftar att jag har tagit del av integritetspolicyn.

□ Jag samtycker frivilligt till att Fenrir får fotografera och filma mitt barn samt publicera materialet på Fenrirs webbplats, sociala medier och i marknadsföring.

Barnets foto- och filmsamtycke är frivilligt, kan återkallas och påverkar inte barnets medlemskap eller möjlighet att delta i verksamheten.